Obtenir un EIN pour sa société américaine sans numéro SSN

Votre société américaine est créée. Pour qu’elle puisse ouvrir un compte en banque, facturer un client américain ou remplir ses obligations fiscales, il lui manque un numéro : l’EIN. Pour un résident américain, c’est l’affaire de quelques minutes en ligne. Pour un Français sans numéro de sécurité sociale américain, le chemin est un peu différent, mais il reste simple quand on sait par où passer. Voici comment ça fonctionne, d’après les instructions officielles de l’IRS (l’administration fiscale fédérale).

Qu’est-ce que l’EIN ?

L’EIN (Employer Identification Number) est le numéro d’identification fiscale fédéral d’une entreprise. On l’appelle aussi parfois FEIN ou Federal Tax ID. C’est un numéro à neuf chiffres, présenté sous la forme 12-3456789. Pour faire simple, c’est un peu le SIREN de votre société côté fiscal.

Malgré son nom, il ne sert pas qu’aux employeurs. Une société en a besoin dès qu’elle est une LLC, une partnership ou une corporation, même sans aucun salarié. Il est demandé notamment :

• pour ouvrir un compte bancaire professionnel ;
• pour les déclarations fiscales de la société ;
• par les clients ou partenaires américains qui doivent déclarer les paiements qu’ils vous font.

Une LLC à associé unique détenue par un étranger en a besoin elle aussi, en particulier pour déposer chaque année le formulaire 5472. Nous expliquons cette obligation dans notre article LLC ou Corporation.

À ne pas confondre avec le SSN (numéro de sécurité sociale) et l’ITIN (numéro fiscal individuel), qui concernent les personnes et non les sociétés. Nous les présentons dans ITIN ou SSN.

C’est gratuit

L’IRS le répète en toutes lettres : l’EIN est gratuit, et l’IRS conseille de ne pas payer pour en obtenir un. De nombreux sites proposent de faire la démarche contre rémunération. Vous pouvez choisir de déléguer, par exemple à votre comptable, mais ce n’est jamais une obligation.

Pourquoi la demande en ligne n’est pas possible

L’IRS propose un formulaire en ligne qui délivre l’EIN immédiatement. Mais il exige deux conditions :

• que l’entreprise ait son principal établissement aux États-Unis ;
• que la responsible party (voir plus bas) dispose d’un SSN ou d’un ITIN.

Un Français qui dirige sa société depuis la France, sans SSN ni ITIN, ne remplit pas ces conditions. Il doit passer par le formulaire papier SS-4, transmis par téléphone, par fax ou par courrier. Pas besoin de demander un ITIN au préalable pour cela.

Le formulaire SS-4, ligne par ligne pour un non-résident

Le SS-4 (Application for Employer Identification Number) tient sur une page. La plupart des cases sont simples : nom de la société, adresse, date de création, activité. Quelques lignes méritent de l’attention.

La responsible party (lignes 7a et 7b)

La responsible party est la personne qui possède ou contrôle réellement la société en dernier ressort : celle qui a la main sur ses fonds et ses actifs, et qui la dirige. Sauf pour les entités publiques, ce doit être une personne physique, pas une autre société.

À la ligne 7b, on indique normalement son SSN ou son ITIN. Si la personne n’en a pas et n’est pas en droit d’en obtenir un, les instructions de l’IRS prévoient d’écrire « Foreign » ou « N/A ».

Le type d’entité (ligne 9a)

Pour une LLC à associé unique détenue par un étranger, les instructions sont précises : cocher la case « Other » et écrire « Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472 ». Pour une corporation, on coche la case correspondante.

La signature

Le formulaire est signé par la personne habilitée : un dirigeant (president, vice president ou autre principal officer) pour une corporation, un member ou dirigeant autorisé pour une LLC.

Le Third Party Designee

Cette section permet d’autoriser une autre personne, un comptable par exemple, à recevoir l’EIN à votre place et à répondre aux questions de l’IRS. Elle n’est valable que si la signature est apposée. Si vous faites la démarche vous-même, laissez-la vide.

Les trois façons de déposer sa demande

Méthode	Coordonnées (selon l’IRS)	Délai indiqué par l’IRS
Téléphone (demandeurs internationaux uniquement)	+1 267-941-1099, numéro payant, du lundi au vendredi, de 6 h à 23 h, heure de l’Est	EIN attribué pendant l’appel
Fax	304-707-9471 depuis l’étranger, 855-215-1627 depuis les USA	Généralement sous 4 jours ouvrés
Courrier	Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999	Environ 4 semaines

Par téléphone

C’est la voie la plus rapide. Un agent de l’IRS reprend avec vous les informations du SS-4, crée le dossier et vous communique l’EIN à la fin de l’appel. Il vaut mieux avoir rempli le formulaire à l’avance pour répondre sans hésiter. La personne qui appelle doit être autorisée à recevoir le numéro et à répondre aux questions sur la société. Avec le décalage horaire, la plage d’ouverture correspond en France au début d’après-midi jusqu’au milieu de la nuit. L’attente peut être longue, et l’appel international est à vos frais.

Par fax

Vous envoyez le SS-4 signé, en indiquant bien votre propre numéro de fax : l’IRS vous renvoie l’EIN par ce même moyen. Sans numéro de retour, la réponse arrive par courrier, bien plus lentement. Les services de fax en ligne permettent d’envoyer et de recevoir sans appareil.

Par courrier

C’est la voie la plus lente. L’IRS conseille d’envoyer la demande 4 à 5 semaines avant d’avoir besoin du numéro, et annonce une réponse par courrier en environ 4 semaines. À cela s’ajoutent les délais postaux internationaux.

Quelle que soit la méthode, une même responsible party ne peut obtenir qu’un seul EIN par jour.

Après l’attribution : conservez la preuve

Obtenir le numéro ne suffit pas : les banques demandent souvent un document officiel qui le confirme. C’est l’avis de confirmation de l’IRS, appelé CP 575. Même quand le numéro est donné par téléphone ou par fax, l’IRS indique que l’avis EIN est envoyé par courrier à la société.

Gardez-le précieusement. Selon l’IRS, l’avis papier d’origine ne peut pas être réédité. L’IRS propose désormais une version numérique du CP 575, consultable et imprimable depuis le Business Tax Account (l’espace en ligne des entreprises), et précise que cette version est acceptée par les banques comme confirmation de l’EIN. Scannez l’original dès réception.

Si vous perdez votre EIN, il figure sur vos anciens courriers de l’IRS, vos relevés bancaires ou vos déclarations. À défaut, l’IRS dispose d’une ligne dédiée aux entreprises, la Business and Specialty Tax Line.

Les erreurs à éviter

• Demander l’EIN avant la création de la société. Le formulaire demande la date de création et le nom exact : attendez d’avoir le Certificate of Formation.
• Changer de nom entre les documents. Le nom sur le SS-4 doit correspondre exactement à celui enregistré auprès de l’État.
• Oublier son numéro de fax. Une demande par fax sans numéro de retour se transforme en attente de plusieurs semaines.
• Refaire une demande en cas de doute. Si vous avez déjà déposé un SS-4, le formulaire vous demande d’ailleurs si un EIN a déjà été attribué. Deux numéros pour une même société créent des complications.

Une fois l’EIN en poche, l’étape suivante est généralement l’ouverture d’un compte bancaire professionnel.

Ce qu’il faut retenir

• L’EIN est le numéro fiscal fédéral de la société, gratuit et délivré directement par l’IRS.
• Sans SSN ni ITIN, la demande en ligne est impossible : on envoie le formulaire SS-4 par téléphone, fax ou courrier, en indiquant « Foreign » à la ligne 7b.
• Le téléphone (+1 267-941-1099) donne l’EIN pendant l’appel ; le fax prend environ 4 jours ouvrés ; le courrier environ 4 semaines.
• Conservez l’avis de confirmation CP 575 : les banques le demandent et l’original papier ne peut pas être réédité.